Mengenal Hubungan Travel Agent Dengan Maskapai Melalui ADM dan ACM

Apakah travel agent selalu untung dengan menjual tiket penerbangan, jawaban ideal nya adalah iya. Kalau dari sisi bisnis pastilah travel agent ada untungnya, tapi apakah selalu untung tanpa ada resiko sama sekali? tentu tidak, jika agent dari sebuah travel agency salah dalam memproses tiket, maka airline akan mengenakan ADM (Agency Debit Memo) kepada travel agent. Dalam arti, disini airline tidak mau dirugikan sama sekali.

Kerugian lainnya selain ke maskapai adalah financial lost jika salah menghitung dan menagih nominal kepada caon penumpang. Misalnya dalam memproses perubahan dan menerbitkan ulang tiket penumpang. Jika ada selisih harga yang kurang ditagihkan ke penumpang, namun sebenarnya punya selisih harga yang lebih tinggi yang akan dibnayar ke maskapai.

Jika penumpang diinfo biaya perubahan dan selisih harga total IDR100.000,- dan penumpang setuju dan membayar sebesar yang ditagih. Ternyata agent salah menulis yang seharusnya adalah IDR1.000.000,- sudah membayar dan setelah itu penumpang tidak mau menambah karena sudah setuju di jumlah yang awal. Maka dalam hal ini agency lah yang akan menanggung kerugian karena pembayaran ke maskapai akan tetap dengan hitungan yang benar.

ADM atau Agency Debit Memo, merupakan tagihan yang dikirim maskapai kepada travel agent jika ada proses yang tidak sesuai dengan peraturan maskapai. Sedangkan ACM atau Agency Credit Memo adalah sebaliknya, jika agency mempunyai pembayaran berlebih atau ADM yang seharusnya tidak ditagih ke travel agency akan diminta kembali oleh travel agent ke maskapai melalui metode ACM ini.

ACM sering terjadi jika ADM yang telah selesai ternyata tidak valid, lalu diajukan banding ke maskapai dengan metode ACM, atau pembayaran yang salah input amount saat penerbitan ulang tiket dengan metode manual. Tentunya airline akan meninjau kembali dan berhak memustuskan diterima atau ditolak.

Apa saja yang sering menjadi ADM bagi agency?

• Hold booking yang terlalu banyak

Pernah kan pembaca memesan tiket tapi tidak lanjut bayar, lalu memesan lagi sampai berkali-kali, tapi semuanya tidak bayar. Hal ini akan membuat kursi yang tersedia jadi terkunci dan tidak dapat dibeli oleh orang lain. Tapi saat limit pembayaran habis, barulah kursi akan terbuka lagi, ini tentu membuat kerugian bagi airline yang seharusnya ada orang lain yang mau membayar.

Apa yang terjadi di balik layar? Booking yang dibuat di sistem agency akan membuat PNR (Passenger Name Record) saat PNR ini di generate ole sistem, semua informasi yang di input saat reservasi sudah dikirim duplikasinya ke sistem airline, termasuk detail penerbangan. Tapi jika PNR tersebut batal dibayar dan sudah melebihi limit pembayaran. PNR ini akan masuk ke direktori GDS yang di setting oleh travel agent (sama halnya penyimpanan di PC dengan folder-folder sendiri). Maka dari travel agency, ada yang bertugas memeriksa penyimpanan ini setiap saat. jika sudah habis limit pembayaran, pelanggan tidak membayar, maka yang bertugas untuk job-desk ini akan menghapus detail penerbangan dari PNR tersebut agar dapat direcord lagi oleh airline kalau kursi yang dipesan tadi tidak jadi di terbitkan tiketnya.

Jika agency lupa dan penerbangan tersebut melebihi ticketing time limit (TTL), maka airline akan langsung membatalkan pesanan tersebut. Jadi limit pembayaran dengan ticketing time limit itu berbeda. Jika terjadi berkali-kali, ada istilah ADM PNR Churning, karena maskapai merasa dirugikan dengan menahan booking, jadi kursinya tidka dapat dibeli orang lain. Nominal ADM tersebut berbeda-beda tergantung maskapai.

• Salah input komisi

Ada lagi ADM karena salah input komisi saat penerbitan tiket. Maskapai dan agency mempunyai kesepakatan dalam penjualan tiket yaitu komisi dari setiap tket yang terjual dengan besaran yang ditentukan berkisar antara 1% sampai 10%. Jadi saat penumpang membeli dari online, nomor booking yang ter-generate akan diteruskan ke agency dan akan di terbitkan oleh agent dibalik layar. lalu nanti tiket yang berhasiul diterbitkan akan di update lagi ke nomor booking, barulah pembeli dapat melihat eticket mereka.

Komisi yang di input akan mengurangi pembayaran agency ke maskapai, maka dengan ada komisi nantinya akan ada selisih harga yang dibayar penumpang ke agency dengan harga yang dibayar agency ke maskapai. Inilah salah satu poin profit bagi agency.

• Salah Booking class

Airline mempunyai rules masing-masing, dan tiket yang diterbitkan oleh agency, akan dihandle sampai penumpang selesai terbang untuk semua rute. Maka aftersales akan menjadi tanggung jawab agency termasuk jika ada penerbangan yang dipindah jadwal, tanggal dan hari karena masalah force majeure, atau involuntary change.

Airline akan memberi alternatif jadwal dan penerbangan kepada penumpang, tetapi ada syaratnya bagi agency untuk memproses, misalnya booking class harus yang terendah atau booking class apapun yang terendah di kabin yang sama. Ada juga yang diharuskan untuk rebook ke booking class tertentu. Jika sudah ditentukan booking class yang baru dan agency tidak mengambil booking class sesuai rules, nantinya maskapai akan mengenakan ADM dengan alasan violation to airline booking class.

• Melebihi Ticketing Time Limit (TTL)

Maskapai sering memebri tenggat waktu untuk sebuah reservasi sebelum di terbitkan, artinya, agency punya waktu untuk menunggu pembayaran dan konfirmasi dari calon penumpang barulah tiket diterbitkan. Namun ada juga maskapai yang hanya menuliskan time limit tapi tidak membatalkan reservasi yang sudah ada, jika agency tidak teliti dan tetap menerbitkan tiket setelah Ticketing Time Limit nya habis. Nantinya akan dikenakan ADM.

Setidaknya itulah beberapa masalah yang umum untuk agency dikenakan ADM. Tentu nantinya setiap ADM dan ACM akan di validasi masing-masing pihak, jika tidak valid maka pihak yang ditagih akan dispute atau mengajukan tidak terima atas ADM/ACM yang selanjutnya akan dibatalkan, jika valid maka pembayaran akan diteruskan ke masing-masing pihak. Pembayaran melalui GDS akan melibatkan IATA selaku pihak ketiga yang mengatur penerbangan dan keuangan kedua belah pihak. Perlu diketahui lagi, setiap ADM dan ACM akan dikenakan fee oleh IATA sebagai jasa mereka mengatur perdebatan maskapai dengan agency.

Apakah pembaca pernah mengalami ditagih dua kali oleh travel agent nya?